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Colaboración digital: Cambios tecnológicos y evolución estratégica (2/3)

by trakti on September 9, 2015 Comments Off on Colaboración digital: Cambios tecnológicos y evolución estratégica (2/3)

En este segundo artículo dedicado a la colaboración digital abordaremos algunos de los cambios tecnológicos y estratégicos que se han producido en los últimos años y que se deberán producir en el escenario colaborativo futuro.

En la época actual parecería que por fin se ha aceptado la idea de que poner en contacto a cada trabajador con los demás a través de todos los canales digitales disponibles no produce ningún resultado en sí mismo. Pareciera que empieza a entenderse que la colaboración, para tener un valor para el negocio, debe tener un propósito, un sentido directo que apunta a la obtención de un potencial, y bien documentado, beneficio.

En este sentido, establecer una herramienta específica destinada a mejorar la colaboración digital y la gestión de los procesos de negociación podría ser clave para el crecimiento empresarial. Una herramienta que ponga en contacto directo a las personas, pero que también  ayude a configurar los elementos clave de una transacción, a elegir la mejor oferta, a seleccionar al mejor proveedor, en definitiva, una herramienta que tenga la capacidad de coordinar todas las acciones y a todas las personas que intervienen a la hora de cerrar un acuerdo comercial. Cumpliendo dos objetivos claros: el primero y obvio resolver de un modo eficiente el problema para el cual están destinadas y por otro lado, no bloquear la fluidez de los procesos dentro de la empresa, es decir, con un desarrollo pensado a partir de la capacidad de integración con otros softwares y con otros elementos preexistentes o futuros. En este sentido es imprescindible adoptar herramientas que sean adaptables, flexibles, capaces de ajustarse a las diferentes necesidades de los usuarios y al mismo tiempo construidas a partir de un modelo abierto y con una amplia conectividad.

En su artículo en Zdnet, Dion Hinchcliffe, también destacaba como en los últimos años, y a diferencia de lo que ocurre en el mundo de consumidor, el correo electrónico ha continuado siendo la principal herramienta “social” utilizada en los espacios de trabajo. Esto seguramente se deba a que gran parte de los trabajadores ya saben cómo usarlo, a que tiene una mecánica sencilla y a que todavía permite colaborar con cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico – a diferencia de lo que sucede con otras muchas herramientas. Sería interesante agregar que el correo electrónico ha sido y es exitoso porque ha mantenido la lógica, prácticamente en todos los sentidos, del correo ordinario. Esa familiaridad (comodidad) sólo se supera ofreciendo herramientas intuitivas, que no impliquen grandes procesos de aprendizaje (innecesarios en el momento actual de la informática), pero que ofrezcan al mismo tiempo una alta funcionalidad.

En este sentido, las iniciativas de colaboración digital actuales, en lugar de fomentar una amplia interoperabilidad, se han centrado en incorporar modos de colaboración avanzados, directamente en los espacios de trabajo de alto valor para la empresa, como pueden ser las secciones de ventas, marketing, operaciones o atención al cliente. Esto se ha hecho principalmente a través de la conexión de la colaboración con otros sistemas IT que ya están funcionando en la compañía.

Es interesante plantearse como los espacios de colaboración social pueden ser entendidos como el tejido conectivo que posibilite y potencie las actividades que suceden entre los sistemas clave de un negocio y los procesos de alto valor basados en el equipo de trabajo. Los espacios de colaboración digital deberían permitir que en dichos procesos se tenga una información completa del contexto, una mejor capacidad de innovación, ofreciendo la posibilidad de ser completamente analizados y dando, al mismo tiempo, la posibilidad a la organización de aprender de ellos. Según Hancliffe esto sería posible porque el conocimiento del mundo de los negocios y la colaboración esta abiertoy ampliamente documentado en una estructura en red a través de sistemas de grabación y sistemas de participación. Hoy se enseña, a los trabajadores del conocimiento, habilidades digitales como el “working out loud” a fin de promover el uso maximizado de las herramientas disponibles.

Somos testigos de que los ambientes de colaboración están cada vez mejor integrados con la línea de los sistemas de negocio, desde la gestión de documentos hasta los CRM. Por ejemplo, el nivel de integración de las aplicaciones en plataformas como Yammer, Jive y especialmente Slack, ha crecido recientemente de manera que los trabajadores ahora tienen una conexión lista entre sus ambientes de colaboración y la información/aplicaciones corporativas clave.

Esto resuelve otro problema que ha plagado los antiguos, cerrados y mal integrados instrumentos de colaboración digital. Estamos próximos a contemplar la eliminación de problemas persistentes como el corta y pega manual de datos corporativos clave y su extracción e inclusión en las herramientas colaborativas con las que trabajamos, o los correos electrónicos con múltiples versiones de un documento que deben posteriormente recomponerse a mano. El cambio es completamente real, este año será posible para las empresas aplicar avances prácticos que permitirán obtener claras ventajas competitivas, aunque si bien es cierto que aún queda mucho camino por recorrer y que estos avances siguen siendo desiguales. ¿Son estos los aspectos en los que los líderes del sector IT deberían focalizarse?

Así que mientras las herramientas sociales corporativas lamentablemente no tienen o han desarrollado la amplia interoperabilidad que tiene el correo electrónico, en cambio están consiguiendo una mejor integración contextual en los espacios de trabajo que la que tiene el correo electrónico. En relación a donde deben, las empresas, centrar sus estrategias de colaboración para el 2015, es importante recordar que el correo electrónico no ha evolucionado en los últimos años, ni es probable que lo haga, a pesar del reciente y valiente intento de IBM con VERSO. En cambio, el correo electrónico se está convirtiendo cada vez más en un medio de notificación  y menos en un espacio interesante para acuerdos de colaboración a largo término, que pudieran estar centrados en torno a procesos e informaciones vitales de negocios.

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Presenting our Workgroup tool (2/2)

by trakti on August 27, 2015 Comments Off on Presenting our Workgroup tool (2/2)

Trakti Workgroup tool

The first version of this new tool is thinked to encourage and promote the collaborative work inside companies. After being online for some months, we realized that it is very important to offer a specific tool, capable of rightly digitizing all the company’s conversations before proposing or closing a deal. In this way, there will be no need for using any external communication system by the different members o departments involved in the negotiation.

In this phase, we focused on improving internal digital collaboration. Now, you can create a workgroup with other company members. Any new participant can be added to the discussion by typing his or her name, without former invitation…

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traktiPresenting our Workgroup tool (2/2)