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Migliora i tuoi acquisti in 3 semplici mosse

by trakti on maggio 27, 2015 Commenti disabilitati su Migliora i tuoi acquisti in 3 semplici mosse

caos acquistiCome trascorrono la maggior parte della loro giornata i vostri assistenti e responsabili d’acquisti?

Diventano pazzi cercando l’informazione delle negoziazioni? Sono preoccupati per la scomparsa delle autorizzazioni di approvazione dei contratti inviate via email o per le richieste che misteriosamente sono sparite della lista di priorità?

Quando si tratta della gestione dei contratti, negoziazioni ed accordi, possiamo distinguere cinque attività frustranti e costosi in termini di tempo, che gli uffici d’acquisti affrontano ogni giorno (ma non dovrebbero farlo):

  1. Affrontare le richieste di preventivi proveniente da multipli departamenti con opzioni limitate per verificare l’autenticità e l’urgenza delle richieste.
  2. La ricerca attraverso molteplici dischi di share, dispositivi e cartelle della versione più recente del contratto e dei documenti.
  3. Scavare attraverso vecchie email in cerca dei dati, dettagli del contratto e della storia.
  4. Utilizzare dei fogli di calcolo Excel per tenere traccia dei progressi dell’attività e compilare report d’aggiornamento.
  5. Monitoraggio delle negoziazioni e accordi che stanno per scadere o rinnovarsi e garantire che contratti che non sono attive non si auto-rinnovano.

Potrebbe sembrare che ci vuole solo pochi minuti per trovare un email salvato, scorrere attraverso multipli pagine di risultati di ricerca o cercare la persona giusta al telefono, ma ogni minuto conta, soprattutto quando i responsabili della gestione degli acquisti devono filtrare i suoi compiti attraverso centinaia di vecchi negoziazioni, mentre fanno giocoleria per poter gestire decine di nuove richieste e preventivi.

Secondo un articolo della International Association for Contract and Commercial Management:

“avere buone procedure di assunzione equivale ad ottenere numeri più forti per quanto riguarda ai ricavi e ai benefici. Infatti, “on average, weaknesses in contracting resulted in losses equivalent to 9.2% of annual revenue”, secondo l’indagine.

Come può il vostro ufficio acquisti risolvere un gran numero di questi problemi per aumentare l’efficienza ed ottimizzare il processo delle negoziazioni?

La soluzione non deve essere complessa, costosa o richiedere un grande costo in tempo o formazione. Il sistema deve avere alcune poche caratteristiche essenziali:

  1. Un procedimento di lavoro organizzato che sia automatizzato.
  2. Un unico sistema per gestire le richieste.
  3. Un unico deposito centrale per l’archiviazione di contratti e documenti, per trovare e riferire sui contratti.

contractVuoi dare un passo in più senza spendere un sacco di soldi, tempo e risorse per l’implementazione e l’apprendimento di un nuovo sistema? Un Transaction Management System (TSM) offre queste e alcune altre caratteristiche che possono risolvere molti problemi legati alla gestione delle negoziazioni. Allo stesso tempo, un TSM permette al vostro ufficio d’acquisti avere il controllo su tutti i processi, dalla richiesta alla chiusura degli accordi, compreso la preparazione e la gestione degli stessi.

Se siete alla ricerca di una guida sul modo migliore per organizzare ed ottimizzare il processo di gestione delle negoziazioni, Trakti può aiutare. Possiamo parlare dei vostri obiettivi, sfide e di come un TMS può aiutare al vostro ufficio acquisti a risparmiare tempo, aumentare la produttività ed alleviare alcune frustrazioni.

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