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No dejes escapar tus negociaciones

by trakti on July 9, 2015 Comments Off on No dejes escapar tus negociaciones


La semana pasada llamé a mi buen amigo S. M. para felicitarlo y preguntarle por su nuevo trabajo en el complejo mundo del procurement. Después de actualizarnos sobre nuestras vidas, me contó que desde hace unos meses ha pasado a ocuparse de la sección de compras de una empresa que importa productos del exterior y los revende e instala en España. Se apresuró a explicarme que esta empresa, una pequeña realidad de una ciudad mediana, es decir una de las tantas pymes que aún sostienen la economía española, se encuentra como tantos otros proyectos empresariales en un momento asfixiante.

Una situación en la que se cruzan la bajada del volumen de negocio y de los beneficios y la necesidad de invertir en personal cualificado (que permita el buen desarrollo del negocio) y en sistemas tecnológicos innovativos que sean capaces de reducir costes al mismo tiempo que incrementan la productividad.

Digamos que a todas luces se encuentran en un callejón sin salida, sobre todo si pensamos que estas realidades están normalmente gestionadas en un modo casero, manual, muchas veces basado en relaciones personales y en el otrora valioso tacto comercial. La historia que me contaba este amigo era realmente interesante, aunque puedo imaginar que para quién está metido de lleno en el mundo empresarial puede sonar a historia conocida.

En definitiva, la empresa compra  productos en China y los revende en España, y él es la persona encargada de gestionar las compras/negociaciones con los diferentes proveedores. Para ello cuenta con su recién mejorado inglés, su correo electrónico, skype y un programa para realizar facturas electrónicas. Ante tan rudimentario sistema de gestión de las transacciones (y que en su caso parece un elemento tan importante) comencé a contarle en qué consistía Trakti. Después de un rato de marketing (a carta descubierta) y mientras le enumeraba las ventajas que tiene adoptar un sistema que permita gestionar todas las negociaciones de la empresa en la nube, me frena y me dice:

  • “…tal cual, debo decirte que eso ha sucedido hace poco”
  • “¿Qué ha sucedido?”
  • “Que hace tres días perdimos una negociación. La chica que trabaja en la oficina antes que yo, solía gestionar las cosas desde su correo privado y claro cuando se fue, un mail que era importante para cerrar un acuerdo se lo llevó con ella. Nadie supo más del mail y de la negociación hasta que el proveedor nos llamó para decirnos que los productos no habían sido enviados visto que la fecha se había cumplido y no se había confirmado el pedido.”

Y de nuevo pensé la cantidad de veces que había oído la misma historia, la cual afortunadamente no siempre termina en la pérdida definitiva del acuerdo, pero que normalmente ralentiza, bloquea o eterniza la negociación.

5 motivos básicos por los que no se deben gestionar las negociaciones de forma casera (o porqué digitalizar el procurement)

  1. En primer lugar, porque en las realidades pequeñas normalmente solo hay una persona a cargo de las negociaciones y si esta se enferma, se va de vacaciones, es despedida o simplemente deja el trabajo, en la mayor parte de los casos se lleva con ella los contactos, la relación con los clientes y proveedores, las negociaciones en curso o periódicas, y quizás, y aún más importante para una empresa, toda la historia de las negociaciones realizadas.
  2. Porque la posibilidad de encontrar nuevos proveedores se reduce drásticamente. Es difícil abrir las negociaciones a múltiples proveedores, sobre todo si no hay posibilidades de tener una comunicación integrada para todos ellos, con lo que cada conversación, cada contacto aumento drásticamente los tiempos para el cierre de un acuerdo. Así que se suele confiar en el proveedor habitual o en las referencias dadas por otras empresas y de este modo no se mete a los proveedores en competición, a no ser que la negociación lo exija y por tanto los precios, condiciones y tiempos casi nunca son los óptimos.
  3. Missing FileLos documentos y comunicaciones importantes se pueden perder dentro de los innumerables emails o canales de comunicación que se usan actualmente. Es necesario asumir un canal específico para el envío y almacenaje de facturas, ordenes de envío y presupuestos, ya que se trata de uno de los elementos fundamentales en la gestión de una oficina de compras.
  4. La voz, sea telefónica, presencial o vía skype, es un elemento esencial para involucrar o persuadir a un potencial proveedor o cliente. Y aunque el valor de una buena relación comercial siga siendo clave, es necesario ser consciente de que las conversaciones donde se cierran los acuerdos o se definen los elementos principales deben quedar por escrito, registrando exhaustivamente los diferentes momentos en los que la negociación ha estado y obviamente concluyendo la negociación con un contrato digital o en papel.
  5. Por último, y pensando en el jefe de mi amigo, los sistemas caseros de compras no son fácilmente controlables ya que gran parte de la información es conocida solo por la persona en la cual se ha delegado la negociación. En un sistema específico e integrado, una de las características principales es el control y el seguimiento, que puede realizarse desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. De este modo el jefe de mi amigo puede controlar en qué estado se encuentra cada negociación, cuáles han sido los mensajes y documentos que se han intercambiado y cuáles son los elementos principales que están sobre la mesa.

Volviendo a la encrucijada y a modo de cierre, la innovación, sobre todo aquella pensada para las pequeñas y medianas empresas, no puede estar alejada del hecho de que estas realidades necesitan ahorrar e incrementar la productividad con un solo movimiento. La adopción de una tecnología innovativa a bajo coste y sin necesidad de instalación, posibilitará la apertura de una vía de luz en ese callejón (por ahora sin salida), permitiendo dedicar más presupuesto a la contratación del personal adecuado, el cuál además estará provisto de nuevas herramientas para potenciar la sostenibilidad y el crecimiento de la empresa.

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