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Automazione no-code e gestione dei contratti auto-eseguibili

on Gennaio 29, 2025

A prima vista, no-code automation e self-executing contract management possono sembrare la stessa cosa. Tuttavia, esistono differenze sottili tra i due approcci. Ecco come capire quale sia la soluzione migliore per il tuo business.

La gestione dei contratti e la loro automazione rispondono a esigenze simili, ma la gestione dei contratti auto-eseguibili richiede tecnologie molto specifiche per funzionare.

I self-executing contracts si basano su un modello di consenso distribuito, lo stesso utilizzato dagli smart contracts. Questi ultimi sono nativamente integrati con la tecnologia blockchain e operano su piattaforme simili a quelle delle criptovalute. L’adozione di queste innovazioni sta trasformando la gestione contrattuale, rendendo i contratti più affidabili e al contempo più difficili da eludere.

Il ciclo di vita di un contratto

Per comprendere le differenze tra contract management e contract automation, è utile esaminare l’intero ciclo di vita di un contratto.

Creazione

La maggior parte delle persone redige contratti utilizzando software tradizionali come Microsoft Word.
Spesso, i team recuperano un vecchio documento Word, copiano e incollano il contenuto e ne modificano i dettagli. Questo processo può richiedere molto tempo, soprattutto quando è necessario creare più contratti, aumentando il rischio di errori nella trascrizione o nell’inserimento delle informazioni.

Revisione

I contratti coinvolgono diverse aree aziendali, tra cui vendite, acquisti, finanza, compliance e risorse umane. Con il lavoro da remoto sempre più diffuso, molte aziende si affidano a piattaforme di comunicazione come Slack per facilitare la collaborazione. Tuttavia, il rischio di perdere informazioni importanti tra lunghe catene di messaggi rimane alto.

Negoziazione e modifiche (Redlining)

Le negoziazioni sono inevitabili e le parti che modificano il contratto devono tenere traccia di tutte le versioni del documento. Con i metodi tradizionali, basati su email e revisioni manuali, il controllo delle modifiche e la gestione delle versioni può diventare complessa.

Firma

Le firme elettroniche (eSignature) stanno rapidamente sostituendo la firma manuale, offrendo una soluzione flessibile e accessibile da qualsiasi dispositivo. Questa tecnologia semplifica il processo per i destinatari, eliminando la necessità di stampare, firmare e scansionare documenti.

Monitoraggio

Dopo la firma, il contratto deve essere conservato e gestito in modo efficiente. Spesso, i documenti firmati finiscono su drive condivisi, desktop personali o, peggio, in archivi cartacei, rendendo difficile il monitoraggio di date chiave e obblighi contrattuali. Questo può diventare un problema critico, ad esempio, in fase di due diligence per operazioni di finanziamento.

Rinnovo

La firma non rappresenta la fine del processo contrattuale, ma l’inizio di una serie di obblighi e scadenze per entrambe le parti. È quindi essenziale disporre di un sistema che monitori i contratti nel loro ciclo di vita post-firma.

Vantaggi della gestione dei contratti auto-eseguibili

Adottare un sistema di self-executing contract management offre numerosi benefici:

Scalabilità – Automatizzare la gestione contrattuale quando si gestisce un alto volume di contratti evita la necessità di assumere nuovo personale o aumentare il budget.

Collaborazione – Anziché affidarsi a revisioni manuali in Word, catene di email o posta cartacea, i team possono applicare modifiche in tempo reale su un documento attivo.

Visibilità – Con un sistema centralizzato, il reparto legale non dovrà più cercare contratti firmati in cartelle disordinate, ma potrà accedervi con pochi clic.

Compatibilità – Chiedere ai fornitori di cambiare le loro abitudini lavorative e adottare nuovi software può essere difficile. La gestione auto-eseguibile dei contratti si integra con i sistemi esistenti, facilitando l’adozione da parte di tutti.

Se stai valutando contract management, automation o self-execution, Trakti può aiutarti a ottimizzare i tuoi processi.

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