Trakti Smart "Legal" Contracts Blog

How to implement vendors onboarding in a effective, efficient and smart way

Come qualificare i fornitori in modo agile ed efficace

on April 19, 2022

Nel percorso di trasformazione digitale che investe oggi le aziende, lo sviluppo di un’organizzazione integrata diventa una scelta strategica.

La definizione di un sistema agile favorisce gli aspetti gestionali e operativi, consente un monitoraggio e un controllo più efficace delle operazioni, minimizzando i rischi che possono impattare sul business aziendale. In questo approccio ‘risk-based thinking’ si evolve anche l’onboarding dei fornitori.

Un’architettura gestionale intelligente favorisce una evoluzione collaborativa lungo tutto il processo di fornitura e trasforma il rapporto cliente-fornitore in una vera e propria partnership, con obiettivi e investimenti condivisi.

Con il moltiplicarsi delle procedure, un sistema di onboarding integrato permette all’azienda di chiedere ai propri fornitori di aderire a pratiche responsabili e permette di valutarli su specifici criteri. Non sarà necessario riesaminare i fornitori per ogni incarico, ma basterà integrare la due diligence, lo screening e la firma del contratto con i fornitori in un unico processo end to end.

Per le attività di Procurement il Vendor Rating è importante  in quanto permette:

  • Una migliore selezione dei fornitori.
  • La correzione anche in corso d’opera di eventuali difetti o prestazioni non adeguate.
  • Un coinvolgimento di tutta l’organizzazione nei processi di acquisto.

L’introduzione di un sistema integrato di onboarding dei fornitori, connesso alle procedure di rating e successivamente al mantenimento della qualifica sulla base dell’accordo contrattuale, consente di gestire il rischio e tutte le aree di rischio, in un unico posto.

Basata su tecnologia blockchain, la piattaforma Trakti abilita, durante le fasi di onboarding, la possibilità di ottenere contestualmente tutte le informazioni relative alla controparte (sia di identità che finanziare) per  accelerare la qualifica. Riducendo le attività manuali fatte dal team per la compliance, semplificando la gestione e  riducendo gli eventuali rischi operativi. Anticipando i controlli e le verifiche le attività di onboarding si focalizzano su un percorso di trust fra le parti con l’obiettivo di costruire una relazione di fiducia, basata sulla trasparenza e orientata al miglioramento delle caratteristiche e delle condizioni della fornitura.

Inoltre grazie al framework end to end di Trakti l’automazione dei contratti consente di tenere traccia dei processi chiave del procurement e di connetterli al contratto sottoscritto al fine di riconciliare le performance del fornitore con gli impegni presi in fase di onboarding.

Attraverso la potenza della blockchain, gli smart legal contracts di Trakti consentono in modo semplice ed intuitivo anche l’automazione dei pagamenti, la gestione degli obblighi con i fornitori e le attività di post-aggiudicazione.

Grazie alla possibilità di archiviare informazioni e mantenerle in sicurezza, la blockchain è particolarmente adatta anche per connettere soggetti distribuiti in tutte le parti del mondo, favorendo l’interoperabilità con fornitori che operano all’estero.

La blockchain è un’infrastruttura di nodi distribuita con un libro mastro di transazioni anch’esso distribuito, formato da una sequenza di blocchi interconnessi che conservano un insieme di transazioni validate da nodi della rete. Ogni transazione avvenuta con successo viene registrata nel blocco e collegata alle altre che ne faranno parte.

Una volta che un blocco viene completato, e collegato ai blocchi precedenti, diventa parte permanente di un registro condiviso e immutabile, garantendo la veridicità e la trasparenza dei dati.

Con Trakti qualificare i fornitori in modo agile ed efficace diventa semplicissimo

Con gli smart legal contracts di Trakti, l’onboarding e la qualifica  dei fornitori diventa trasparente e più veloce. Il Vendor Rating riveste una funzione preventiva, in quanto permette di misurare l’operatività e la qualità del fornitore e provvedere al mantenimento della qualificazione e allo sviluppo della relazione con i fornitori, in un’ottica strategica.

Automatizzando il monitoraggio del Vendor Rating, la gestione dell’Ufficio Acquisti viene semplificata e si trasforma in un processo fluido e sicuro.

Attraverso gli Smart contracts sarà possibile ottimizzare ed efficientare i processi, favorendo la condivisione dei dati, la verifica delle informazioni, migliorando la collaborazione ed eliminando i problemi legati alla fiducia per costruire un programma di partnership di successo.

Trovare il fornitore adatto alle proprie necessità è un processo spesso complicato ed articolato.

Con Trakti puoi personalizzare il tuo modello di onboarding in base a come è strutturata l’azienda, definendo la capacità di un fornitore di garantire beni e servizi specifici e confrontare facilmente i fornitori su diversi criteri.

Il modulo di valutazione dei fornitori Trakti personalizzato e multicriterio ti permette di selezionare il miglior fornitore, tenendo conto non solo del prezzo ma di uno spettro completo di variabili qualitative e quantitative, che riflettano ciò che è davvero importante per la tua azienda, come il rischio finanziario, la sostenibilità ambientale, i requisiti normativi, etc.

Potrai assegnare a ciascun parametro una media ponderata, per creare una valutazione coerente e monitorare le metriche, su base continuativa, per verificare che i contratti siano sempre vantaggiosi.

Trakti fornisce inoltre l’integrazione KYC e AML con software di terze parti per semplificare il controllo, il monitoraggio, l’audit, i controlli dell’identità dei fornitori per verificare e convalidare che il tuo potenziale fornitore sia conforme a leggi, regolamenti e standard aziendali.

Potrai memorizzare tutte le offerte ricevute e compararle facilmente e direttamente sulla nostra piattaforma, facilitando lo scambio di informazioni all’interno dell’organizzazione e con i valutatori interni ed esterni all’azienda.

Con gli smart legal contracts di Trakti potrai definire i firmatari e i reviewers, i documenti allegati e i termini e le condizioni del contratto su una unica piattaforma no code, accessibile anche a chi non ha conoscenze di programmazione.

Condividere links con le controparti si trasforma in uno scambio sicuro di dati all’interno della nostra piattaforma , che ti permetterà di  progettare un approccio innovativo e collaborativo con i tuoi fornitori basato sulla creazione di valore condiviso.

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