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The value of the legal

La digitalizzazione dei contratti valorizza il legale in azienda (parte 2)

on January 4, 2021

Photo by Terry and Bill Oxford on Unsplash

Nella prima parte di questo articolo abbiamo parlato di come il legale dell’azienda spesso è coinvolto in problematiche inerenti ad un’inefficiente organizzazione del lavoro dovuto alla mancata digitalizzazione dei contratti; ciò che è più grave è che questo non gli/le permette di offrire una prestazione di valore e di controllo sul lifecycle del contratto.

Le organizzazioni funzionano molto meglio quando i diversi processi e – nel nostro caso – le singole fasi di vita dei contratti sono ottimizzate. E l’ottimizzazione si conquista grazie alla digitalizzazione dei processi e dei documenti in generale e dei contratti in particolare.

Uno spostamento di focus: il digitale come incrementale e non disruptive.

L’azienda può e deve supportare l’ufficio legale sviluppando maggiore consapevolezza sulle tematiche digitali e sull’utilizzo di soluzioni informatiche, al fine di creare valore e agilità permanente. Si tratta di uno spostamento di focus: considerare lo strumento digitale come incrementale e non disruptive.

A tal scopo, la tecnologia offerta da Trakti, sotto forma di sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), rappresenta un alleato per il legale poiché permette, fra i vari altro servizi, di:

  • importare o generare, modificare e contrassegnare template contrattuali;
  • condividere e accedere a documenti, fonti e contratti agevolando l’operatività senza vincoli di spazio e tempo (in altre parole “l’ufficio sempre con me!”), con potere di controllo sui permessi e autorizzazioni;
  • creare e condividere con il cliente nuove trattative: le parti coinvolte nella formazione e conclusione del contratto utilizzano, in modo collaborativo, la stessa piattaforma, tracciando richieste, modifiche, integrazioni e comunicazioni. Questo modus operandi consente di creare una maggiore vicinanza e simmetria fra le parti, azioni e reazioni rapide, agilità comunicativa e risparmio di tempo;
  • allertare le scadenze attraverso l’invio di promemoria nella dashboard, nel tab delle notifiche e via email;
  • utilizzare la firma elettronica avanzata. Non servirà più rincorrere le persone attraverso piani e uffici per raccogliere una firma interna; la controparte inoltre firmerà il contratto grazie alla condivisione della stessa piattaforma in modo facile e sicuro;
  • automatizzare i pagamenti attraverso PayPal, gateway bancari e Tokens con gli Smart Contract;
  • fornire integrazioni KYC e AML con software di terze parti per facilitare l’onboarding e semplificare i controlli delle identità e il rating di clienti e fornitori;
  • gestire la contrattualistica da mobile, permettendo agli agenti e rappresentanti di attivare gli ordini raccolti fuori sede in tempo reale;
  • comparare offerte: Trakti genera in automatico una griglia comparativa che semplifica la valutazione delle offerte ricevute;
  • notarizzare ovvero registrare i contratti su blockchain;
  • creare gruppi di lavoro (Workgroups) che collaborano online su specifici progetti o trattative, comunicando in modo facile, veloce e condividendo informazioni e documenti;
  • avere delle pagine personalizzate (landing pages) per ogni campagna di adesione contrattuale;
  • collegare Trakti con eventuali software già in uso e piattaforme come CRM, ERP, SAP nonché le piattaforme dei clienti;
  • centralizzare il maggior numero possibile di informazioni e dati rilevanti in un unico spazio virtuale.

È ora di dare alla tua azienda e alle risorse umane un’opportunità di crescita maggiore, adottando misure correttive che passano necessariamente attraverso il digitale, trovando l’alleato giusto che ti guidi nel processo di implementazione CLM.

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Serena ZeniLa digitalizzazione dei contratti valorizza il legale in azienda (parte 2)

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