La pandemia COVID-19 ha costretto i team di procurement a ripensare l’intero processo di onboarding, sia con riguardo ai fornitori attivi  e sia nei confronti dei nuovi fornitori che aggirano il processo di qualificazione per l’onboarding iniziale per mantenere il flusso operativo.

Tuttavia, la gestione delle qualifiche dei fornitori (SQM) è essenziale per mitigare tutti i rischi connessi al processo di onboarding, che possono influire seriamente sulla tua attività. Ecco perché in questo articolo definiremo cos’è la qualifica del fornitore e perché è necessario implementarla.

Che cos’è la qualificazione del fornitore?

Possiamo definire la qualifica del fornitore come il set di regole fornito dalla tua azienda per stilare un elenco di potenziali fornitori (pre-qualificazione) e fornitori attivi e verificati (riqualificazione) che sono in grado di fornire una qualità costante di materiali, componenti e servizi nel rispetto dei requisiti normativi. Durante questo processo viene assegnata ai tuoi fornitori una classe di rischio, viene valutata la loro conformità rispetto agli standard della tua azienda e viene monitorata la qualità dei prodotti e dei servizi consegnati durante il rapporto contrattuale.

I responsabili degli acquisti che implementano strategie di qualificazione dei fornitori hanno maggiori probabilità di creare valore per la loro azienda e, soprattutto, di tenere sotto controllo la gestione del rischio dei fornitori. In particolare, durante la fase di pre-qualificazione è possibile creare una shortlist basata sul rischio, semplicemente valutando e confrontando le capacità dei candidati. Solo nel caso in cui il livello di rischio di un potenziale fornitore sia significativamente elevato, sarà necessario eseguire un audit di qualificazione.

Inoltre, poiché i costi di approvvigionamento in percentuale del costo totale sono del 50-80% per le aziende che sviluppano, producono, commerciano e/o distribuiscono beni, non sorprende che sempre più team di approvvigionamento stiano investendo nella qualificazione per l’onboarding iniziale!

Fonte: Supplier Relationship Management by PwC

La qualificazione dei fornitori nel flusso del processo di approvvigionamento

Bene, ora sapete tutti che è importante prendere in considerazione la qualifica per l’onboarding iniziale, ma in quale fase del flusso del processo di approvvigionamento si verifica? Vediamo.

In primo luogo, ci sono tre tipi di approvvigionamento:

1. diretto (acquisizione di beni, materiali e/o servizi a fini di produzione),
2. indiretto (approvvigionamento e acquisto di materiali, beni o servizi per uso interno),
3. servizio (approvvigionamento e gestione di forza lavoro contingente e servizi di consulenza).

L’approvvigionamento diretto di solito porta a relazioni collaborative a lungo termine con i fornitori ed è correlato a oggetti concreti (ad esempio macchinari).
L’approvvigionamento indiretto ha a che fare con le utility, la gestione delle strutture e i viaggi e stabilisce una relazione transazionale a breve termine con i fornitori.
L’ultimo, l’approvvigionamento di servizi riguarda operazioni come servizi professionali o abbonamenti software e richiede un contatto una tantum.

La differenza tra questi tre tipi di onboarding è importante per determinare lo sforzo in termini di gestione delle qualifiche dei fornitori. Infatti, dopo aver determinato quali fornitori soddisfano le migliori richieste dell’azienda e aver firmato il contratto, la gestione delle qualifiche dei fornitori continua!

L’intero processo dovrebbe essere registrato e le prestazioni dei fornitori monitorate regolarmente per segnalare eventuali problemi relativi ai prodotti o ai servizi forniti. Naturalmente, la frequenza del monitoraggio dipenderà dal livello di rischio del fornitore, ma anche dal tipo di contratto e dalla sua durata.

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La prossima volta parleremo di come fare la qualifica per l’onboarding iniziale in modo efficiente e come migliorarlo.

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