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Troppi contratti cartacei sulla scrivania? Nessun problema: digitalizziamo.

on October 26, 2020

Photo by Mari Helin on Unsplash

Dove è finita quella nota spese? Perché quel contratto non è lì dove dovrebbe essere? Chi ha spostato quel faldone senza rimetterlo al suo posto? E chi ha preso quell’ordine che fino a un momento prima era proprio lì, sulla scrivania, in mezzo agli altri fogli?

Non c’è dubbio: noi italiani siamo terribilmente affezionati ai documenti cartacei. In molti, se non hanno in mano il classico “pezzo di carta”, temono di non avere il necessario per lavorare. Ma è anche vero che, da sempre, il rapporto con i faldoni e con gli archivi cartacei è di amore e odio, con la lancetta a virare pericolosamente verso il secondo termine.
Gli svantaggi della documentazione cartacea sono noti: gli archivi rubano spazio prezioso agli uffici aziendali, la raccolta delle firme sui nuovi contratti diventa spesso un’odissea, la condivisione di uno stesso documento tra colleghi conta tante insidie quanti sono i passaggi da fare, e il rischio di smarrimento è sempre dietro l’angolo. Oggi che lo smart working è diventato una pratica comune, poi, l’archivio cartaceo aziendale mostra tutta la sua obsolescenza: a che pro avere i documenti rinchiusi nei tanti schedari degli uffici, se i dipendenti lavorano da casa o in mobilità?

I documenti cartacei rappresentano uno svantaggio concreto per l’azienda

Per anni, da più parti, sono stati decantati i vantaggi della dematerializzazione e della digitalizzazione dei documenti. In molti casi l’enfasi è stata posta, per esempio, sui benefici ambientali dell’eliminazione del processo di stampa: si pensi alla quantità di alberi abbattuti ogni giorno per produrre carta, nonché alle emissioni nocive a carico dell’industria cartiera.
Al di là della questione ambientale e climatica, però, il primo e più importante fattore che smuove le aziende è quello del risparmio, di tempo come di risorse. La digitalizzazione dei documenti permette infatti di risparmiare denaro, eliminando i costi relativi alla stampa, nonché di sfruttare in modo più efficace il tempo, grazie a una consultazione dei documenti più semplice e rapida. Altri vantaggi da non trascurare sono poi il recupero di spazio fisico con l’eliminazione degli archivi cartacei, nonché la possibilità concreta di poter accedere ai documenti in qualsiasi luogo e in qualunque momento, anche da dispositivo mobile, in piena sicurezza.

A frenare il processo di dematerializzazione è stata spesso la convinzione per cui non tutti i documenti possono essere digitalizzati. La fetta di scritture che non possono essere digitalizzati, però, è sempre più sottile. L’evoluzione, in questi ultimi anni, è stata veloce: si pensi alle fatture elettroniche, ma si pensi soprattutto ai contratti. Sì, proprio così: utilizzando il gestionale giusto, anche la contrattualistica può diventare oggetto di digitalizzazione, in modo estremamente semplice e intuitivo.

La digitalizzazione dei contratti: più semplice del previsto

Si potrebbe pensare che la digitalizzazione dei contratti sia un processo difficile e persino traumatico per tutte quelle aziende abituate a gestire atti cartacei. Non è affatto così. Anzi, oggi a creare difficoltà è proprio la gestione classica di trattative e contratti, con tutte le problematiche legate alla raccolta delle firme interne ed esterne, alla discussione delle clausole e alla successiva conservazione sicura delle scritture.
Con la piattaforma Trakti per la creazione e la gestione di contratti, tutto può essere fatto online, in modo veloce, ordinato e sicuro, grazie soprattutto alla possibilità di utilizzare dei template di contratto già pronti e facilmente modificabili.
Ci si lascia così alle spalle il caos, i costi e i rischi tipici del mondo cartaceo.

Quante volte hai avuto la netta sensazione che la gestione dei documenti cartacei ti rallentasse? Quante volte la tua scrivania è sembrata soccombere sotto il peso di contratti, scambi di email su negoziazioni di clausole, note su post-it, report di vendita e quant’altro?
Lascia che il processo di digitalizzazione dia respiro a te e alla tua azienda: dai un’occhiata alle funzionalità della nostra piattaforma per la creazione di contratti digitali!

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