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Come velocizzare il flusso approvativo del contratto e acquisizione delle firme da remoto

on April 19, 2021

Photo by Pixabay on Pexels

Parliamo di flusso approvativo del contratto e acquisizione delle firme. È possibile velocizzare e ottimizzare questi due processi? Immaginiamo che molti di voi sappiano a che cosa stiamo alludendo: flussi di email infiniti sia interni all’azienda che con clienti e fornitori, e governance inadeguata fanno inceppare il workflow e soprattutto minano alla buona riuscita di una pratica contrattuale. Inutile specificare che non si può prescindere dal collaborare attivamente con il proprio team di lavoro per elaborare una buona strategia negoziale, prima ancora di avviare una trattativa con il cliente o il fornitore di turno. Altrettanto importante è riuscire a gestire agilmente l’intera trattativa contrattuale con la controparte, dalla negoziazione dei termini al processo di firma. 

Tuttavia, si sa, tra il dire e il fare… Il flusso approvativo interno spesso si rivela un percorso a ostacoli e l’acquisizione delle firme – specialmente in tempi di pandemia – non è semplice come dovrebbe. Dunque, torniamo alla domanda iniziale: è possibile velocizzare questi due processi? 

Con Trakti – una piattaforma che permette di digitalizzare e automatizzare il flusso dei contratti  – sì! 

Ma procediamo con ordine. 

Gestire e velocizzare il flusso approvativo e acquisizione firme interno ed esterno all’azienda

Che cosa rallenta il processo di contract management?

Beh, le motivazioni possono essere tante, ma una menzione speciale va alla disorganizzazione (sia interna che nel rapporto con clienti e fornitori) e alla mancata digitalizzazione del processo di firma

Intraprendere un processo contrattuale in modo caotico non andrà di certo ad agevolare la collaborazione all’interno del team di lavoro, né tanto meno contribuirà alla corretta implementazione del contratto, al contrario, genererà confusione e malumore tra le risorse e comunicherà inefficienza al cliente o al fornitore. Inoltre, possedere risorse tecnologiche inadeguate a gestire trattative contrattuali in remoto, potrebbe precludere (e certamente non favorirebbe) la sottoscrizione di accordi internazionali.

Senza contare che il 2020 ci ha insegnato che anche le piccole distanze possono diventare un grosso limite, per un’azienda abituata a gestire il processo di firma in modo tradizionale. 

Fonte: CONTRACTMANAGEMENT GUIDANCE – The World Bank

Un’unica piattaforma per ottimizzare entrambi i processi dall’inizio alla fine

Il contesto storico attuale richiede una repentina riorganizzazione del processo di contract management, laddove gestito ancora con sistemi obsoleti. Grazie a Trakti, è possibile automatizzare le fasi di onboarding e quelle negoziali, contrattuali e gestionali della vostra azienda, andando a velocizzare sia il flusso approvativo che il processo di acquisizione delle firme

All’interno della piattaforma potrete:

  • Creare dei workgroups, uno strumento online collaborativo, direttamente connesso al funnel delle vostre trattative. In questo modo, semplificherete le relazioni interne e le discussioni sui bisogni, sui requisiti, sulle strategie negoziali. 
  • Gestire le autorizzazioni degli smart legal contractsPotrete creare dei template contrattuali personalizzati sulle vostre esigenze, che verranno sottoposti al cliente o al fornitore solo dopo essere stati approvati da contract managers, operational leaders e team legale. 
  • Gestire le negoziazioni online, rendendo il rapporto con la controparte fluido, sicuro e trasparente. Inoltre, riceverete delle notifiche per ogni modifica al documento. 
  • Firmare tramite il modulo eSignature. Ogni controparte avrà a disposizione più campi di firma e potrà firmare all’interno della piattaforma (tramite signature pad) o offline, scaricando il contratto in formato PDF e caricandolo in modo controllato.
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